Krajowy System e-Faktur coraz bliżej. Co powinni wiedzieć przedsiębiorcy - podajemy najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur to nowy, zjednolicony sposób wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur.

Szeroko zakrojoną kampanię informacyjną na temat Krajowego Systemu e-Faktur prowadzi między innymi Krajowa Administracja Skarbowa.

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od pierwszego dnia jego funkcjonowania, czyli od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze wystawianie faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10.000 zł.

Dostęp do KSeF będzie możliwy:

Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu. To także usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafią do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym. Łatwiejsze stanie się również przygotowanie dokumentów - integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego lub księgowej firmy.

Kolejną zaletą e-Faktur jest szybszy zwrot VAT - w 40 dni zamiast 60. Dodatkowo przedsiębiorca nie będzie musiał już przechowywać i archiwizować faktur - obowiązek ten będzie spoczywać na Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnicy korzystający z KSeF będą mieć stały dostęp do dokumentacji przez 10 lat.

1 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia, o które użytkownik wystąpi w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Wcześniejszy dostęp do MCU ma za zadanie pomóc przedsiębiorcom dobrze zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF 2.0. Dzięki temu firmy będą miały więcej czasu żeby dostosować swoje procedury i systemy IT, upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami, a także zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.

Od 8 grudnia 2025 r. można także wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0. Dzięki tokenom można szybko i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z KSeF.

Aplikacja podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0. Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.

Od 3 listopada można już sprawdzić możliwości systemu w środowisku testowym i przekonać się o jego funkcjonalnościach. W ramach testów otwartych użytkownik może posługiwać się dowolnymi, fikcyjnymi danymi, a żadna z czynności nie niesie za sobą skutków prawnych. Dane w testowej wersji aplikacji podatnika będą okresowo usuwane.

15 listopada ruszyło również demo aplikacji podatnika KSeF 2.0. Daje ono dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcą oni przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających - mogą korzystać ze środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r.